امروزه برای رونق هرچه بیشتر در کسب و کارمان باید یک بروز رسانی اساسی در زمینه ی ارتباطات خود داشته باشیم، منشی گویا از آن دسته قابلیت هایی است که بسیار مهم و کاربردی در کسب و کار شما خواهد بود.

منشی گویا چیست؟

.می باشد،Interactive Voice Response مخفف IVR

به معنای پاسخ صوتی تعاملی است و یک فناوری است که امکان برقراری ارتباط بین انسان و سیستم را فراهم می‌کند.

در این فناوری، کاربران با استفاده از صدای خود می‌توانند با سیستم تعامل کنند و دستورات خود را به آن ارسال کنند عموماً در سیستم‌های تلفنی استفاده می‌شود تا با کاربران در تعامل باشد و مشتریان را به بخش مورد نظر هدایت کند.

این فناوری می‌تواند بهبود قابل توجهی در تجربه کاربری به همراه صرفه جویی در هزینه و زمان فراهم کند و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به طور مؤثرتر با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند.

تمامی صاحبین کسب وکار ها میتوانند به راحت ترین شکل ممکن از چنین سیستمی در محل کار خود بهرمند شود و از مزایای بسیار زیاد این سیستم استفاده کنند.

منشی گویا یک پیام از پیش ضبط شده است که مشتریان قبل از متصل شدن به نیروی انسانی با آن روبه رو خواهند شد. این پیام صوتی برای هر یک از مشاغل متفاوت است و میتواند تمام بخش های مجموعه را شامل شود.

سیستم تلفنی منشی گویا به طور عمده به دوصورت تقسیم بندی میشود، اول زمانی است که سیستم تلفنی اجرای فرمات های صوتی رابر عهده دارد و دوم به صورت صوت و پیام منتقل میشود که قصد داریم مسیردهی مورد نظرمان را با استفاده از یک سیستم به ارباب رجوع منتقل کنیم.

چگونگی انجام کار منشی گویا

منشی گویا در ویپ به عنوان یک منشی صوتی استفاده می‌شود.

 با استفاده از  امکان منشی گویا در ویپ، می‌توانید تماس‌های تلفنی خود را به صورت منظم و ساماندهی شده دریافت کنید، پیام‌های صوتی را گوش کنید، تماس‌های از راه دور را مدیریت کنید، زمان های متغیر کاری ایجاد کنید و سایر وظایف مربوط به تماس‌های تلفنی را انجام دهید.

با استفاده از منشی گویا در ویپ، می‌توانید به صورت همزمان با کاربران خود تعامل کنید و به آن‌ها پاسخ دهید

این نوع مسیردهی که توسط منشی گویا انجام میشود به یک منوی از پیش تعریف شده نیاز دارد که به برای کاربر تمامی  گزینه های لازم را تعریف میکند و در آخر میپرسد که قصد دارد به کدام بخش وصل شود که کاربر باوارد کردن کد مورد نظر خود به بخش مربوطه وصل خواهد شد.

امروز یک قابلیت جالب دیگر به آن اضافه شده که با استفاده از هوش مصنوعی هدایت میشود، کاربر با استفاده از میکروفن گوشی میتواند گزینه ی مورد نظر خود را از طریق صوت وارد کند و به بخش مورد نظر خود منتقل شود و حتی توانایی ارسال پیام و ایمیل را نیز دارا میباشد.

کاربرد تلفن گویا

مراکز تماس برای دسته بندی تماس گیرندگان از تکنولوژی تلفن گویا استفاده میکنند. با وجود این سیستم صاحبین کسب وکارها میتوانند به درستی مشتریان خود را شناسی کنند وطبق خدماتی که نیاز دارند آنان را به بخش های مختلف مجموعه  جهت پاسخگویی متصل کنند. سیستم بسیار کارامد منشی گویا میتواند خدمات دیگری مثل تلفن بانک، پرداخت قبوض و غیره را ارائه دهد.

زمینه های دیگری که میتوان از این سیستم استفاده کرد:

بازاریابی: بازاریاب های مجموعه میتوانند نظرسنجی داشته باشند با استفاده از این سیستم میتوانند میزان علاقه و رضایت مشتریان نسبت به یک محصول را شناسایی کنند.

فروش: تماس گیرندگان میتوانند فرم درخواست خرید سرویس ها را طریق صفحه کلیدی که بر روی تلفن وجود دارد تکمیل کنند. سیستم منشی گویا میتواند فرم را به بخش های فروش ارسال کند و از همین راه اطلاعاعت را بررسی کند و بعدا با آن ها تماس بگیرد.

موارد استفاده از سیستم منشی گویا

1) جمع آوری اطلاعات به صورت مکانیزه

یکی از راه های پیشرفت در کسب و کار ها جمع آوری اطلاعات است، اطلاعات دریافتی مورد نظر از تماس گیرنده طبقه بندی می کند و برای برنامه ریزی ها از آنها استفاده میشود.

2)راهنمایی دقیق تماس ها

تنها وظیفه ی منشی گویا مسیردهی درست و مناسب تماس ها است. تمام تماس گیرنده گان با به کارگیری این سیستم در سریع ترین زمان ممکن به بخش مورد نظر خود متصل میشوند و به امور خود در سریع ترین زمان ممکن رسیدگی میشود.

3)پشتیبانی خودکار

این سیستم بدون نیاز به نیروی انسانی، میتواند به تماس گیرنده سوال های پر تکرار را به صورت خودکار پاسخ دهد و به مشکلات آنها بااستفاده از منشی گویا رسیدگی کنند.

4) امکان اولویت بندی  تماس ها

در بعضی از شرکت ها برخی از مشکلات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و باید بسیار سریع تر از سایر سوال ها پاسخ داده شود. سیستم تلفن منشی گویا توانایی اولویت بندی سوال دارد وطبق الویت تماس ها  وصل میشوند.

مزایا سیستم منشی گویا

1) افزایش راندمان تماس گیرندگان

شما با راه اندازی این سیستم میتوانید برای نیروها آرامش را فراهم کنید تا آنها درگیر پاسخ گویی به تماس ها نباشند و بتوانند تمرکز بیشتری برروی کارخود داشته باشند.

2)هدایت مکانیز تماس ها

بدون درگیری نیروی انسانی تماس گیرنده میتواند به بخش مورد نظر خود متصل شود و سوال خود را مطرح کند با همین امکان دیگر تماس گیرنده حس نمیکند وقت خودش تلف شده و این عمل باعث جذب هرچه بیشترآنان به مجموعه ی شما خواهد شد.

3) پرستیز کاری بالا

یکی موارد بسیار جالب این است که 80 درصد مشتریان که با شما تماس میگیرند زمانی که میبینند مجموعه شما دارای منشی گویا است بسیار بیشتراز قبل جذب شما خواهند شد و این امر باعث اعتماد هرچه بیشتر مجموعه به شما خواهد بود.

4) پاسخ گویی سریع

یک از دلایلی که مشتری را بسیار خسته خواهد کرد معطلی بسیار زیاد پشت خط است، برای تمام ما پیش آمده که برای متصل شدن به یک واحد بسیار پشت خط منتظر ماندیم و این عمل باعث آزرده خاطرشدن ما شده است.

با وجود منشی گویا دیگر نیاز نیست هیچ مشتری پشت خط برای متصل شدن به واحد مورد نیاز خود معطل شود.

5)قابلیت شخصی سازی تماس ها

با استفاده از این قابلیت میتوانید رابطه بهتری با مشتریان خود برقرار کنید. به طور مثال میتوانید سیستم پاسخگویی خود را براساس اطلاعات شخصی مستریان تنظیم و برنامه ریزی کنید و بااستفاده از نام آنان به تماس پاسخ دهید.

کلام آخر

شما بااستفاده از قابلیت مسیریابی مدت زمان و هرینه کمتری را صرف پاسخگویی به مشتریان خواهید کرد و مشتریان نیز سریع تر به جواب خود خواهند رسید.

همان طور که می دانید این سیستم به صورت خودکار تماس گیرنده را به بخش مربوطه متصل میکند به همین دلیل امکان خطا در متصل کردن تماس ها نسبت به روش های قدیمی تر بسیار کم تر خواهد بود.